blog

6 Tips voor het organiseren van een succesvol evenement

Hoe kun je ervoor zorgen dat je evenement een succes wordt, je collega’s of vrienden nog jaren napraten over het feest en dat je vooral zelf ook van de hele happening kunt genieten? In deze blog delen wij onze ervaring en succesformule met je, zodat jij een knaller van een evenement gaat creëren!

Wie zijn wij om je dit te vertellen?

Wij zijn Eline en Willeke van Eventmanagers at Work. Een creatieve eventagency uit het Noorden. Met een klein team aan specialisten focussen wij ons op jubileumfeesten. Daarnaast houden wij ons dagelijks bezig met het organiseren van de mooiste bruiloften vanuit Weddingplanners at Work.

Doordat we al een tijdje meedraaien en al flink wat events, feestjes, bruiloften en ook festivals hebben meegemaakt, durven we ons inmiddels wel specialist te noemen. Vanuit deze expertise, lijkt het ons leuk om een blog te schrijven over onze succesformule voor een evenement. Hieronder delen we 6 van onze tips voor het organiseren van een succesvol evenement.

1: De Locatie

Een succesvol evenement begint met het vinden van een TOP locatie. Een goede locatie is het halve werk en kan je tevens een hele hoop kosten besparen.

”Kosten besparen?!”

Jazeker! Een bestaande locatie is namelijk in veel gevallen stukken goedkoper dan je eigen loods of locatie om te toveren tot evenementenlocatie. Waarom? Alle materialen op locatie inhuren en op- en af laten bouwen kost veel geld. Van meubilair tot aan toiletvoorzieningen. De meeste mensen willen dan een  buitenlocatie inzetten voor een evenement, waarvoor alsnog ook een tent moet worden gehuurd en opgezet. Want je wilt ook een slecht weer scenario hebben.

Daarnaast zijn er locaties die er van zichzelf al prachtig uit zien, waardoor je minder geld uit hoeft te geven aan styling of het omtoveren van een locatie tot jouw evenementenlocatie.

Heb je al een locatie gevonden voor je evenement? Ga dan gerust verder naar het volgende kopje. Ben je nog op zoek naar een locatie? Aan de hand van de volgende vragen kies je een passende locatie uit:

• Wat is je budget voor een locatie of liever, voor het complete evenement?
• Hoeveel gasten dient de locatie te kunnen faciliteren?
• Welke faciliteiten heb ik op locatie nodig voor mijn evenement?
• Heb ik een binnen én buitenlocatie nodig voor mijn evenement?
• Is de locatie binnen een uur reizen voor de doelgroep van het evenement?
• Past de uitstraling van de locatie bij het type event wat ik wil organiseren?
• Wat is er al geregeld qua catering of leveranciers op locatie?

Wanneer je antwoord op deze vragen hebt, krijg je waarschijnlijk al een specifiekere zoekopdracht voor het vinden van jouw TOP locatie! Binnenkort vind je hier een link naar onze lievelingslocaties in het Noorden.

2: Een duidelijk doel en duidelijke doelgroep

Een volgende succesfactor is dat je voor jezelf een duidelijk doel en doelgroep stelt voor het evenement. Met een duidelijk doel en doelgroep, wordt de communicatie en marketing rondom je event gemakkelijker, wat weer resulteert in een betere opkomst. Daarnaast krijgt de invulling van je event ook gemakkelijker vorm wanneer deze twee helder zijn. En wordt het gemakkelijker om een eventueel thema toe te voegen.

Voorbeeld:

• Je organiseert een publiekelijk evenement in Groningen voor jong en oud.

Welke locatie zou je kiezen voor dit evenement? Hoe zou het evenement er volgens jou uit komen te zien? Welke activiteiten regel je? Hoe bereik je je doelgroep? En welke andere leveranciers zet je in?

Je zult merken dat dit een moeilijke klus is, je kunt letterlijk ALLE kanten op met dit doel en de doelgroep jong en oud is heel erg breed. Dan nu het volgende:

• Je organiseert een publieks healthfestival in Groningen. Gezondheid is het thema van het evenement. Het doel van dit festival is om meer bewoners, jong en oud, uit de Noordelijke provincies met interesse voor een gezonder leven (doelgroep) te motiveren gezonder te leven en ook hun omgeving hiermee te inspireren.

Welke locatie zou je kiezen voor dit evenement? Hoe zou het evenement er volgens jou uit komen te zien? Welke activiteiten regel je?Hoe bereik je je doelgroep? En welke andere leveranciers zet je in?

Het is veel gemakkelijker om hier een concept rondom te creëren, dan de vorige opdracht. Je kunt je namelijk veel gemakkelijker voorstellen waar je doelgroep geïnteresseerd in is en wat hun verwachtingen zullen zijn bij een bezoek aan het evenement. Ook kun je de activiteiten veel specifieker afstemmen op deze doelgroep en weet je qua tekst en beeld ook beter wat je moet uitstralen.

Hoe meer mensen weten wat ze kunnen verwachten, hoe aanzienlijker de kans is dat ze bereid zijn te komen naar het event. Ook al hoeven ze bijvoorbeeld geen kaartje te kopen, omdat het een personeelsdag is. Op basis van een bepaalde verwachting, bepalen mensen of ze willen komen of niet. En wanneer het uiteindelijke evenement overeenkomt met de verwachtingen zit je goed. Uiteraard is het natuurlijk de opdracht om verwachtingen van je doelgroep te overtreffen. Dit maakt dat mensen erover zullen praten en het er nog tijden over zullen hebben.

3: Top Leveranciers

Maar hoe doe je dat dan? Verwachtingen overtreffen? 

Je begint met een goede basis. Top leveranciers als het gaat om eten, drinken, personeel, licht, geluid en muziek. Dit moet sowieso goed geregeld zijn en liefst beter of meer dan mensen verwachten.

Want ik denk dat iedereen het met ons eens is dat te lang wachten op eten of drinken een no-go is in Nederland. Te weinig eten ook.

Goed en enthousiast personeel is van groot belang, aangezien zij vaak bijdragen aan sfeerbeheer. Een eerste indruk is ontzettend belangrijk en dus is een warm en gastvrij ontvangst van essentieel belang.

Daarnaast is een goede licht en geluid partij ontzettend belangrijk als je een evenement hebt waarbij een van de grotere onderdelen een dansfeest is. En licht is natuurlijk ‘s avonds erg belangrijk voor het creëren van sfeer.

4: Beleving

Als je deze peilers goed geregeld hebt, ga je nog een keer terug naar de verwachtingen van je gasten. En bedenk je hoe je deze verwachtingen kunt overtreffen. Organiseer je een personeelsfeest op avond? Dan verwachten de meeste personeelsleden waarschijnlijk een presentatie van de directeur, een DJ of band en onbeperkt drinken bestellen aan de bar.

Dit kun je overtreffen door de presentatie van de directeur op een andere, onverwachte manier te presenteren. Dus geen saai een eenrichtingsverkeer woord, maar wellicht een boodschap verstopt in een kleine goochelshow, of vanuit ieder team een videobericht die je kunt bekijken in een filmhokje die ergens op locatie staat.

Een DJ of Band kun je o.a. overtreffen door verschillende area’s toe te voegen met diverse muziek of bekende zangers te laten komen.

En het onbeperkt drinken bestellen kun je overtreffen door een cocktailbar toe te voegen waar gasten bijvoorbeeld hun eigen cocktail kunnen shaken. Of verwerk er een wedstrijd element in, waarbij gasten kunnen kiezen uit een drietal cocktails vernoemd naar het managementleden die zo strijden om de beste cocktail van jullie bedrijf…

Kortom, het draait allemaal om beleving, beleving die aansluit op je doelgroep. Je gasten verrassen met dingen die ze niet verwachten!

5: Details

Als je echt een succesvol evenement wilt organiseren, is het een goed idee om ook aan details te denken. Hierbij is styling een belangrijk onderdeel! Met de juiste styling zorg je voor een WOW- effect.

Een terugkerend styling item werkt bijvoorbeeld goed. Bijvoorbeeld discoballen van groot, decoratie boven de dansvloer, tot klein kleine discoballetjes als roerstaafjes in je cocktails of als cadeautje in de vorm van een accessoire. Daarnaast kun je hierin een knipoog richting het bedrijf verwerken, bijvoorbeeld als het gaat om kleurgebruik.

Maar denk ook aan een thema wat terugkomt in de kleding van het personeel wat rondloopt of in het foodmenu.

Ook kun je details verwerken door iets persoonlijks voor je gasten toe voegen. Werkt altijd goed. Al is het maar een persoonlijk geprinte uitnodiging, gericht tot die persoon.

Kortom denk ook over de kleinere dingen na! Die zijn minstens zo belangrijk.

6: Besteed de organisatie van je evenement (deels) uit

Veel organisaties hebben een eigen evenementencommissie die evenementen organiseren voor het bedrijf. Wellicht bevind jij je er wel in een. Of misschien wil je jouw feest van begin tot eind volledig zelf organiseren. Super leuk natuurlijk!

Echter zouden wij je áltijd adviseren om het in samenwerking met een professionele partij te doen. Dan deel je mee in de voorpret van voorbereidingen, maar niet in de minder leuke zaken rondom het organiseren. Ook al gaat het alleen om het uitbesteden van de organisatie tijdens de dag van het evenement zelf. Geloof ons, dit scheelt je een hele hoop werk, tijd en energie.

Jaja, makkelijk praten als evenementenorganisatie zul je misschien denken. Maar om voor jou een beeld te scheppen: net als op de meeste verjaardagen, zal het er op uit draaien dat je als organisator voor, tijdens en na het event alleen maar bezig bent met het blij maken van anderen. Dit doen wij voor ons werk, wat we met heel veel liefde doen. Maar als jij naast organisator zelf ook te gast bent op het evenement, sta je toch even anders in de wedstrijd. Je beleefd het evenement op een hele andere manier dan andere gasten. Namelijk, met verantwoordelijkheid voor alles en iedereen.

Dus als het budget er is, moet je niet zelf de slingers willen ophangen en na de tijd weer opruimen. Of tijdens het event nog  van alles willen regelen wanneer er dingen mis gaan. Besteed dat vooral lekker uit en bel ons! Zodat je zelf net zo hard van alles kunt genieten wat je met ons georganiseerd hebt!

Onze succesformule

Zo! Dit is alweer een flinke blog geworden met behoorlijk wat waarde die je zomaar van ons cadeau krijgt. Nog even samenvattend:

Onze succesformule voor een evenement bestaat dus uit:

1. Het kiezen van een top locatie, die aansluit op het evenement;
2. Het stellen van een duidelijk doel en doelgroep, voor het verder uitwerken van je evenement;
3. Het samenstellen van je team aan top leveranciers;
4. Het invullen van de beleving op je evenement;
5. Het nadenken over details zoals de belangrijkste: styling;
6. Het (deels) uitbesteden van de organisatie van je evenement.

Er zijn natuurlijk nog behoorlijk wat andere zaken waar je over na moet denken en wat komt kijken bij het organiseren van een dergelijk evenement. Daar zouden we een hele webpagina mee kunnen vullen en verschilt vaak per evenement.

Hetgeen wat we je allemaal graag meegeven in een adviesgesprek. Dit is een gesprek waarin wij samen met jou meedenken over het vormgeven van het concept op maat voor jouw evenement en dus op jouw evenement afgestemd nadenken over de risico’s en regeldingen die voor jouw evenement van belang zijn.

Wil je een vraag of wil je een afspraak voor een adviesgesprek of eerst een vrijblijvende kennismaking met ons inplannen? Dat kan middels deze link.

Graag tot snel!

Hartelijke groet,
Eline & Willeke